Il peut arriver qu’une obligation de réunion se dévoile au dernier moment ou soit tout simplement impossible en raison de l’absence de certains membres bien qu’obligatoire et c’est justement dans ces cas de figure que la visioconférence revêt toute son utilité. Nous parlerons plus en détail ici des spécificités de ces regroupements ainsi que de la manière de les préparer afin d’avoir le résultat le plus professionnel possible.
Pour quelle raison peut-on organiser une visioconférence ?
L’utilité première d’une visioconférence est de joindre en temps réel, simplement et sans aucuns frais ni perte de temps en trajets les différents individus qui composent le groupe de réunion. Il n’y a donc plus besoin de passer par les méthodes dépassées comme les appels téléphoniques souvent instables et de mauvaise qualité, ou encore le fax et les mails bien trop indirects et lents.
De plus, il n’y a pas besoin d’y investir une grosse somme ou d’y consacrer beaucoup de temps d’installation étant donné qu’il s’agit simplement de programmes en ligne parfois disponibles en simples applications. Ceux-ci ne vont de plus nécessiter aucune connaissance particulière en informatique. La seule autre prérogative de ces logiciels est un appareil électronique compatible avec une webcam et un micro fonctionnels ainsi qu’une connexion internet un minimum stable.
Choix du logiciel
Si les logiciels de visioconférences sont pour la majorité simples d’utilisation, il est cependant important de choisir un outil adapté pour vos types d’échanges que ce soit techniquement ou au niveau des options. Il est possible de citer dans ce cadre de nombreux outils tels que :
A savoir que tous les programmes de ce genre ne sont pas prévus pour les professionnels. De ce fait, si vous visez des réunions très axées sur le travail, il est plutôt conseillé de se diriger vers des outils comme Google Hangouts ou Adobe Connect.
Essais et préparations
Tout comme pour un spectacle, il est nécessaire de prévoir une répétition avant de lancer l’appel de la visioconférence. En effet, étant donné qu’il s’agit de plusieurs connexions différentes qui proviennent parfois de lieux très éloignés, il arrive que des problèmes techniques soient engagés. Il faudra par conséquent faire quelques essais en amont afin de limiter au maximum les risques d’être coupé en plein milieu de l’appel. Vérifiez également les connectiques et les paramètres de la discussion au préalable.
Sélection et invitation des participants de la visioconférence
Une visioconférence réussie dépend de plusieurs choses en dehors du pur aspect technique. En effet, il peut arriver qu’un seul participant soit à l’origine d’un problème quelconque, il faut donc briefer correctement tous les intervenants avant le lancement. Veillez également à toujours garder un œil sur les limitations du nombre d’individus qui rejoignent l’appel. Les versions gratuites de logiciels de vidéoconférence sont souvent bridées à 10 participants, mais il est aussi possible d’opter pour des formules payantes afin de booster ce plafond pour arriver avec certains programmes à plus de 50 personnes.
Gestuelle et comportement à adopter pendant une visioconférence
Réaliser une visioconférence n’est pas si différent de faire une vraie conférence dans le sens où vous pouvez parfaitement faire des gestes et vous mouvoir dans la pièce comme vous le feriez dans une salle de conférence. C’est un point très important pour garder l’attention de votre auditoire qui reste tout aussi, si ce n’est plus, concret sur un appel en ligne. Evidemment, cela nécessitera une qualité d’image à la hauteur. Il en va de même pour votre tenue vestimentaire qui se doit d’éviter les rayures ou autres effets du genre qui peuvent perturber la vision à travers une caméra.
Passer par le logiciel Livestorm pour organiser sa visioconférence
Il est très facile de réaliser une visioconférence avec le logiciel Livestorm notamment en raison de ses caractéristiques techniques qui permettent assez largement de soutenir ce type d’appel. Ajoutons à cela ses nombreuses fonctions plus ou moins adaptées à ce genre d’interventions comme les webinars préenregistrés, l’iframe formulaire, le branding personnalisé, la messagerie en direct, les sondages en temps réel, le partage d’écran, les propriétés HD ou les différents événements. On notera de même un certain nombre d’applications qu’on peut y joindre à l’image de Autopilot, Twitch ou Zenkit.